Meetingkultur
Ich erlebe es häufiger, dass sich Personen darüber beklagen, dass sie vor lauter Meetings nicht mehr zum Arbeiten kommen.
Wenn ich das höre, dann stellen sich mir mehrere Fragen:
- Sind die Meetings effektiv?
- Wie effizient sind die Meetings?
- Wieso empfinden die Personen Meetings nicht als Arbeit?
Heute möchte ich zum Punkt 1 meine Gedanken kurz darstellen.
Ob ein Meeting effektiv ist, hängt u.a. von der Zielsetzung, den Rahmenbedingungen sowie der Motivation und den Fähigkeiten der Teilnehmer ab.
Ist es eine Informationsveranstaltung, ein Entscheidungsmeeting oder soll eine Planabweichung diskutiert werden? Hier fängt meiner Meinung nach schon das Problem an, dass dies in vielen Fällen nicht allen Beteiligten klar ist bzw. diese Punkte miteinander vermengt werden.
Bei Informationsveranstaltung ist wesentlich, dass stufengerecht kommuniziert wird. Häufig erlebe ich es, dass die Mitarbeiter sich fragen, und was bedeutet das jetzt für meine konkrete Arbeit? Ich schlage vor, solche Informationsveranstaltung kurz zu gestalten und dann lieber in kleinen Gruppen die Bedeutung für die Gruppe zu klären.
Bei Entscheidungsmeeting ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg, dass die Teilnehmer sich gut vorbereitet haben, um eine Entscheidung zu diskutieren und treffen zu können. Wenn das nicht der Fall ist, wird viel Zeit benötigt die Teilnehmer auf den entsprechenden Wissenstand zu bringen. Statt dann das Meeting abzubrechen und zu vertagen – wird versucht, doch noch zu den Entscheidungen zu kommen – entweder mit der Konsequenz, dass deutlich überzogen wird oder Entscheidungen mit unzureichender Qualität oder mangelnden Konsens getroffen werden. Was das für die Umsetzung bedeutet ist klar. Das Abbrechen des Meetings hätte sicher auch eine gewisse erzieherische Wirkung.
Bei Planabweichungsmeetings ist wesentlich alle Fakten auf dem Tisch zu haben, um ein klares Bild der Situation zu bekommen. Wenn das nicht der Fall ist, dann wird die Veranstaltung zu einem Rätselraten und es kommt nicht wirklich etwas dabei herum.
Die Effektivität wird natürlich auch von den Menschen stark beeinflusst. Hier erlebe ich es immer mehr, dass sie während der Besprechung mit ihrem Laptop oder Handy beschäftigt und damit abgelenkt sind. Erschwerend kommt hinzu, dass Meeting-Protokolle teilweise gar nicht oder unzureichend präzise erstellt und die Aktionspunkte unzureichend verfolgt werden. Auch werden bereits Beschlüsse immer wieder in Frage gestellt.
Mein Fazit: Kein Meeting ohne konkrete Zielsetzung und Agenda. Klare Botschaft, was von den Teilnehmern erwartet wird. Ein Protokoll. Aktionspunkte, die verfolgt werden. Und last-but-not-least: Laptops und Handys sind im Meeting aus! Ausnahme, wenn sie im Rahmen der Präsentation benötigt werden.
